Datenschutzerklärung

1. Betreiber und Zuständigkeit

GasDoku wird von Jürgen Zahn unter der Bezeichnung GasDoku betrieben. Für die Website, die Verwaltung der Firmenzugänge und den eigenen Support ist verantwortlich:

Verantwortlicher

Jürgen Zahn · GasDoku

Anschrift

Eichendorffstraße 18
48249 Dülmen
Deutschland

Datenschutzkontakt

[email protected]

Für Prüfungs- und Kundendaten ist die ausführende Firma verantwortlich. Sie bestimmt Erfassung, Verwendungszwecke, Rechtsgrundlagen und erforderliche Aufbewahrung und informiert ihre Kunden und Beschäftigten. GasDoku stellt die Anwendung und den Server bereit und verarbeitet diese Daten im Auftrag der Firma. Führt der Betreiber selbst Prüfungen aus, ist er für seine eigenen Prüfungen ebenfalls verantwortlich.

Die Auftragsverarbeitung ist mit jeder Firma nach Art. 28 DSGVO vertraglich zu regeln; diese Vereinbarungen sind bisher noch nicht abgeschlossen. Diese Erklärung ersetzt die Datenschutzhinweise der einzelnen Firmen nicht.

Die Hinweise gelten für gasdoku.de, www.gasdoku.de, die Web-App unter app.gasdoku.de, die Android-App (Versionen 2.0 und 3.0) und den Support. Auf iPhone und iPad wird die Web-App verwendet, auch über ein Symbol auf dem Home-Bildschirm.

2. Website, Download und Serververbindung

Die Website und der Android-Download werden über Cloudflare Pages ausgeliefert. Dabei fallen technische Daten an, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser- und Betriebssystemangaben sowie Status- und Fehlerinformationen. Sie dienen der Auslieferung, Verfügbarkeit und Abwehr von Missbrauch. Für eigene Verarbeitungen von GasDoku ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Grundlage; unser Interesse ist ein funktionsfähiger und geschützter Dienst.

Die Website benötigt keine Anmeldung und greift nicht auf gespeicherte Prüfungen zu. Ihre App-Bilder enthalten Beispieldaten. Es sind keine Werbe- oder Analyse-Skripte eingebunden; Schriften und Bilder werden vom eigenen Angebot geladen. Der Website-Code setzt selbst keine Cookies und speichert keine Besucherdaten im Browser. Cloudflare kann für Sicherheitsfunktionen notwendige Cookies und technische Daten verwenden; die konkreten Einstellungen und Protokollfristen sind noch zu dokumentieren.

Die zentrale Datenbank steht im Münsterland, Nordrhein-Westfalen, Deutschland. Die App übermittelt Suchanfragen, Formularangaben und Änderungen über Cloudflare Tunnel an diesen Server. Cloudflare kann dabei technische Angaben und übertragene Inhalte verarbeiten. Bei der FIN-Suche kann die FIN Teil der Anfrageadresse sein. Die öffentlichen Adressen verwenden HTTPS; dies ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die Cloudflare vom Zugriff auf Inhalte ausschließt.

3. Firmenkonten und Prüfungsdaten

Unsere eigene Kontoverwaltung

Für Firmenzugänge verarbeiten wir Firmenkennung, Anmeldename, Firmenname, Kontaktdaten, Logo, Kontostatus und Anmeldeinformationen. Die Angaben erhalten wir von dir oder deiner Firma. Sie dienen der Bereitstellung und Betreuung des Zugangs. Ist die betroffene Person selbst Vertragspartei, gilt für notwendige Vertragsverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei Ansprechpartnern einer Firma gilt regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist die Verwaltung und Betreuung des Firmenzugangs.

Daten im Auftrag der Firma

Je nach Eingabe speichert GasDoku Fahrzeugangaben einschließlich FIN und Kennzeichen, Eigentümername und Anschrift, Prüferangaben, Anlagen- und Bauteildaten, Messvorgaben, Ergebnisse, Bemerkungen, Prüfdatum, Versionen und gezeichnete Unterschriften. Die Daten stammen aus Eingaben der Firma, übernommenen früheren Prüfungen oder bewusst importierten Sicherungen.

Die Verarbeitung ermöglicht FIN-Suche, Bearbeitung, Prüfhistorie, Speicherung und Ausgabe der Prüfung. Die Firma legt hierfür die Rechtsgrundlage fest und erläutert, welche Angaben benötigt werden. Eine Unterschrift im Prüfprotokoll ist nicht automatisch eine datenschutzrechtliche Einwilligung.

Firmentrennung und Zugriff

Prüfungen und Firmeneinstellungen werden dem jeweiligen Firmenkonto zugeordnet. Nach der Anmeldung können dessen berechtigte Nutzer darauf zugreifen. Andere Firmen erhalten über die App keinen Zugriff auf diese Daten; der Server prüft die Firmenzuordnung. Der gemeinsame Bauteilkatalog ist eine gesonderte Funktion (Abschnitt 6).

Schutz der gespeicherten Daten

Die Daten auf dem Serverdatenträger und die automatischen Serversicherungen werden verschlüsselt gespeichert. Die Verschlüsselung ergänzt die Zugriffskontrolle über das jeweilige Firmenkonto. Manuell exportierte Dateien und ausgegebene PDF-Dokumente sind von dieser serverseitigen Verschlüsselung nicht erfasst.

Passwörter werden als Prüfwerte gespeichert. Die Zugangsdaten dienen der Anmeldung und Zugriffskontrolle. Der Betreiber kann als Serveradministrator technisch auf Firmendaten zugreifen; ein Ausschluss dieses Zugriffs durch die Verschlüsselung ist nicht umgesetzt. Erforderliche administrative Zugriffe sind in den Auftragsverarbeitungsvereinbarungen zu regeln.

4. Anmeldung und Speicherung auf dem Gerät

Die Web-App verwendet notwendige Sitzungs-Cookies. Sie enthalten eine Kennung, kein Passwort oder Prüfprotokoll. Die Browser-Laufzeit beträgt bis zu 400 Tage und wird bei angemeldeten Anfragen erneuert. Browserregeln oder das Löschen der Website-Daten können die Anmeldung früher beenden. Beim Abmelden wird die aktuelle Sitzung ungültig; Passwortänderung oder Kontosperrung beenden bestehende Firmenanmeldungen. Serverseitig werden Sitzungen derzeit nicht durch eine allgemeine feste Zeitfrist beendet.

Die Web-App kann Einstellungen und aktivierte Formular- oder Supportentwürfe lokal im Browser speichern. Entwürfe können auch Eigentümerdaten und Unterschriften enthalten. Sie werden beim Abmelden nicht vollständig gelöscht; gespeicherte Supportentwürfe bleiben auch nach Versand erhalten. Nutze die jeweilige Löschfunktion oder entferne die Website-Daten.

Android-Version 3.0 zeigt die Web-App innerhalb der installierten App. Für ihre notwendigen Sitzungs-Cookies, Einstellungen und lokalen Formular- und Supportentwürfe gelten die vorstehenden Hinweise zur Web-App. Diese Daten liegen in den privaten Daten der Android-App; eine zusätzliche appseitige Verschlüsselung der WebView-Entwürfe wird nicht zugesichert. Die APK enthält keine Firmenzugangsdaten. Dateien werden nur über die bewusste Auswahl im Android-Dateidialog gelesen oder exportiert; Drucken und PDF-Ausgabe erfolgen über den Android-Druckdialog. Die gewöhnliche Android-App-Sicherung ist deaktiviert.

Die ältere native Android-Version 2.0 speichert Sitzungskennung und Wiederherstellungsentwürfe im verschlüsselten privaten App-Speicher, nicht das Anmeldepasswort. Beim Abmelden entfernt sie die Sitzungskennung und den aktuellen Firmenentwurf. Exportierte Dateien bleiben erhalten; vorübergehende PDF-Dateien können im App-Cache verbleiben, bis das System oder der Nutzer sie entfernt. Die gewöhnliche Android-App-Sicherung ist für die privaten App-Daten deaktiviert.

Notwendige Zugriffe und Speicherung auf dem Gerät erfolgen für die ausdrücklich gewünschten Funktionen nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Für die verarbeiteten Inhalte gelten zusätzlich die beschriebenen DSGVO-Grundlagen. Schütze gemeinsam genutzte Geräte; alle Personen mit dem Firmenzugang können die Daten dieser Firma öffnen.

5. Supportmeldungen und E-Mail

Bei Anfragen an [email protected] verarbeiten wir Absenderadresse, Nachricht, gegebenenfalls Name und Anhänge sowie technische Maildaten. Das Postfach wird bei IONOS betrieben. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei erforderlichen Anfragen zum eigenen Vertrag, sonst regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse ist die Beantwortung von Anfragen, Fehlerbehebung und Verbesserung des Angebots.

Die Supportmaske erfasst Meldungsart und Beschreibung sowie freiwillig Name, Antwortadresse und Bild. Bei bewusst ausgelöstem Versand werden außerdem betroffene Seite, App-Version und Meldungskennung übermittelt. Der direkte Versand erfordert eine eingerichtete Server-Mailverbindung; nach der Domainumstellung ist diese für das aktuelle Postfach noch einzurichten. Ein Prüfprotokoll wird nicht automatisch angehängt.

Bei eingerichtetem Versand übergibt der Server Nachricht und Bild über eine verschlüsselte SMTP-Verbindung an IONOS. Zusätzlich werden Kennung, Inhaltsprüfwert, Versandstatus und Zeitpunkte zur Vermeidung doppelter Sendungen gespeichert. Diese Statusdaten enthalten nicht zusätzlich den vollständigen Nachrichtentext oder das Bild; diese können in der E-Mail enthalten sein.

Ein Bild und eine Antwortadresse sind optional. Bilder können Kundendaten und Metadaten, etwa einen Aufnahmeort, enthalten; deren automatische Entfernung wird nicht zugesichert. Bitte schwärze unnötige personenbezogene Angaben. Für lokale Entwürfe gilt Abschnitt 4. Die ältere native Android-Version 2.0 leert Supporteingaben nach erfolgreichem Versand. In der Web-App und Android-Version 3.0 können lokal gespeicherte Supportentwürfe nach dem Versand erhalten bleiben.

6. Gemeinsamer Bauteilkatalog

Neu eingetragene Modellangaben zu Druckregelgeräten, Schlauchleitungen und Gasgeräten werden automatisch anderen Firmen für die gemeinsame Modellauswahl bereitgestellt. Dazu gehören Hersteller, Modell, technische Anschlusswerte, Normen, Zulassungs- oder CE-Angaben und technische Notizen. Fahrzeug- und Eigentümerdaten werden aus Prüfungen nicht automatisch übernommen.

Diese Felder sind ausschließlich für Produktangaben vorgesehen. Dort eingetragene personenbezogene Angaben könnten ebenfalls für andere Firmen sichtbar werden. Melde versehentliche Einträge zur Bereinigung an den Betreiber. Deaktivierung eines Eintrags oder Beendigung eines Firmenzugangs entfernt bereits geteilte Katalogangaben derzeit nicht automatisch.

7. Speicherung, Ausgabe und Löschung

Daten sind nur so lange aufzubewahren, wie der jeweilige Zweck, erforderliche Nachweise oder eine konkret geltende gesetzliche Pflicht es verlangen. Für Prüfungsdaten bestimmt dies die ausführende Firma; für eigene Konto- und Supportdaten ist GasDoku zuständig.

Aktueller Stand: Ein verbindliches Lösch- und Aufbewahrungskonzept ist bisher nicht festgelegt. Konkrete Fristen für Prüfungen, Firmenkonten, Support-E-Mails, Versandstatus und Sicherungen sind noch festzulegen; eine allgemeine automatische Bereinigung findet derzeit nicht statt. Dies begründet keine unbegrenzte zulässige Speicherung.

• Prüfungen: Abgeschlossene Prüfungen und frühere Versionen bleiben zur Historie gespeichert. Erforderliche Berichtigungen oder Löschungen sind mit Firma und Betreiber gesondert zu bearbeiten, da die normale Oberfläche abgeschlossene Prüfungen nicht überschreibt oder löscht.
• Firmenkonto: „Firma löschen“ sperrt derzeit den Zugang und beendet Anmeldungen. Die gespeicherten Prüfungen und Dateien bleiben zunächst erhalten. Rückgabe und endgültige Löschung sind gesondert zu vereinbaren und durchzuführen.
• Support: Maßgeblich sind die Bearbeitung der Anfrage, erforderliche Nachweise und konkret geltende Aufbewahrungspflichten. Die Fristen für E-Mails, Anhänge und Versandstatus sind noch festzulegen.
• Sicherungen und Protokolle: Lokale Serversicherungen können ältere Prüfungs- und Kontodaten enthalten. Wechsel- und Löschzyklen sowie konkrete Cloudflare- und IONOS-Protokollfristen sind noch zu bestimmen. Angeordnete Löschungen und Berichtigungen sind bei einer Wiederherstellung zu berücksichtigen.

Drucken, PDF-Ausgabe und bewusst gewählte Exporte können Kopien auf Geräten, Druckern oder in ausgewählten Datei- und Cloudspeichern erzeugen. Diese Empfänger bestimmt der Nutzer beziehungsweise die Firma. Eine Löschung auf dem GasDoku-Server entfernt solche Kopien nicht. Für lokale Entwürfe und Sitzungen gilt Abschnitt 4, für gemeinsame Katalogangaben Abschnitt 6.

8. Dienstleister und Verarbeitung im Ausland

Im beschriebenen Umfang können berechtigte Firmennutzer, der Betreiber für Betrieb und Support sowie technische Dienstleister Daten verarbeiten. Hinzu kommen vom Nutzer gewählte Druck- und Dateidienste. Behörden erhalten Daten nur bei einer einschlägigen Verpflichtung oder sonstigen Rechtsgrundlage.

Cloudflare

Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, stellt Website und öffentliche App-Verbindung bereit. Das globale Netz kann Verarbeitung in den USA und weiteren Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums einschließen. Der deutsche Standort der zentralen Datenbank bedeutet deshalb nicht, dass sämtliche Verarbeitung in Deutschland erfolgt.

Cloudflare veröffentlicht einen Vertrag zur Datenverarbeitung mit EU-Standardvertragsklauseln und Angaben zum EU-US Data Privacy Framework. Die konkrete Zuordnung dieser Garantien und der geltenden Vertragsbedingungen zu unserem Konto und den eingesetzten Leistungen ist noch abschließend zu dokumentieren. Informationen zu maßgeblichen Garantien können beim Betreiber angefragt werden. Weitere Angaben: Cloudflare-Datenschutzhinweise und Unterauftragnehmer.

IONOS

IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, wird für Domain und E-Mail genutzt und verarbeitet insbesondere die erforderlichen Adress-, Nachrichten- und technischen Maildaten. Die für unser Paket geltenden Vertragsunterlagen und Leistungsdetails sind noch zu dokumentieren. Weitere Angaben: IONOS-Datenschutzhinweise und Informationen zur Auftragsverarbeitung.

9. Deine Rechte und Kontakt

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen; die bisherige Rechtmäßigkeit bleibt unberührt.

Widerspruch: Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen. Der Verantwortliche prüft dann, ob zwingende schutzwürdige Gründe oder Rechtsansprüche die weitere Verarbeitung rechtfertigen.

Wende dich bei Prüfungsdaten an die ausführende Firma, bei Website, Kontoverwaltung oder Anbietersupport an [email protected] oder die Anschrift in Abschnitt 1. GasDoku unterstützt die Firma bei technischen Maßnahmen. Eine angemessene Identitätsprüfung kann erforderlich sein. Anträge sind grundsätzlich innerhalb eines Monats zu beantworten; gesetzlich zulässige Verlängerungen sind zu erklären.

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an deinem Aufenthalts- oder Arbeitsort oder am Ort des vermuteten Verstoßes. Für den Betreiber in Nordrhein-Westfalen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig.

Der Websitebesuch benötigt keine eigenen Formulareingaben, aber technische Verbindungsdaten. Ohne Firmenzugang sind gespeicherte Prüfungen nicht zugänglich. Die Firma erläutert erforderliche Prüfungsangaben und die Folgen einer Nichtbereitstellung. Supportbild, Name und Antwortadresse sind freiwillig. GasDoku verwendet keine automatisierten Entscheidungen über Personen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung und kein entsprechendes Profiling; Prüfentscheidungen trifft der Sachkundige.

Rechtliche Grundlagen: DSGVO, insbesondere Art. 6, 12–22, 28 und 44 ff.